PMO är nyckel till framgång

Varför PMO 

Att leverera värde är ett viktigt mål för alla verksamheter i ett företag. Detta är dock svårt i en värld som blir allt mer komplex och föränderlig att alltid leverera projekt med hög effekthemtagning.

Företag som inför PMO kopplat till intern verksamhetshetsutveckling eller IT lyckas dock bättre än andra att möta verksamhetens ständiga förandliga behov och hålla projekten enligt budget och med hög måluppfyllnad.

Varför? Vad gör PMO så värt att satsa på?

Att starta en PMO kan förändra ditt projektlandskap drastiskt till det bättre. Med ett PMO kan projekt genomföras inom budget och använda tillgängliga resurser. Detta innebär att kostnaden per projekt minskar och färre projekt misslyckas.

Ett framgångsrikt PMO kan hjälpa dig:

  • Skapa genomförbara projektportföljer i linje med företagsstrategi
  • Optimera projektets effektivitet
  • Samordna program, projekt och aktiviteter effektivt
  • Öka projektens kvalitet
  • Minska risker i projekten
  • Förbättra och möjliggöra så att projekten håller sig inom projektbudgetarna
  • Möjliggöra att man använder nyckelresurser på rätt sätt
  • Minska eller eliminerar risken att överboka resurser

 

 

PMOs har lättare att förutse trenderna och behoven hos den organisation de stödjer. De anpassar i förväg sin struktur, sina tjänsteerbjudanden (hårt och mjukt) och deras resurskapacitet.

Här återigen några tankar. PMOs utforskar, lär och främjar nio viktiga egenskaper (bland många andra) som bidrar till att leverera värde i en komplex miljö (och du kommer utan tvekan att lägga till ännu fler när ni sätter er med detta):

Stötta program och projektledare att förstå och praktisera den tagna projektmodellen och företagets interna processer vid uppföljning och rapportering.

Exempel: I en verksamhet med både vattenfall och agila projekt behövs kunskap och stöd till projektledare och affärsverksamheten att jobba rätt i rätt projekt eller uppdrag. Det är inte alltid projektledaren vet om alla rutiner eller har access till rätt system för att kunna göra kvalitativa uppföljning av budget, leveranser mm. Här kan PMO stötta projektledarna och där med minska den totala kostnaden.

Holistisk vy och att ha örat mot rälsen för att se och höra hur verksamheterna förändras av beslut tagna utanför projektets vetskap samt hur andra organisationer i sin bransch eller i andra branscher lyckas utveckla och genomföra sina projekt ännu mer framgångsrikt.

Exempel: PMO investerar tid och energi för att förstå projektens mål och där med ett stöd att se framtida behov eller förändringar och kan ta detta med projekten och därmed lyckas begränsa riskerna för senare luckor i (budget, tid …) prognoser.

Bryt siloerna mellan olika tankekurser i projektledning och behärskar en mängd olika metoder och verktyg.

Exempel: PMO har experter från SCRUM eller Design Thinking och experter från Waterfall. De vet hur man blandar tillvägagångssätten i ett stort program som kräver marknadsföringsprocesser, tillverkningsanläggningar och anställningsprojekt för personer. De utvecklar och implementerar standarder för att använda adaptiva tillvägagångssätt, och de tillhandahåller adaptiva / hybrid / prediktiva verktyg och mallar.

Glöm ej att upphandla bra styrnings- och stödsystem för ytterligare bättre kostnadskontroll och måluppfyllnad i era PMO styrda projekt.

Vi hjälper er gärna!

Vi har stor erfarenhet av allt från rådgivning till införande av PMO och förbättring av befintligt PMO